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O USO DA LINGUAGEM NO ATENDIMENTO

A IMPORTÂNCIA DA LINGUAGEM ADEQUADA

A linguagem é um dos fatores mais importantes no atendimento ao cliente. Ela deve ser definida como se a própria marca ou empresa estivesse falando com o consumidor, de forma a fazer o contato mais personalizado, agradável e eficiente tanto para o atendente quanto para o consumidor.

É o segmento da empresa que determinará o tipo de linguagem que seus funcionários deverão utilizar. A norma culta, por exemplo, deve ser utilizada por empresas mais formais, tais como bancos e corretoras. Em um call center, como é possível atender vários tipos de público, é necessário que o colaborador esteja muito focado e adaptar-se à comunicação para determinado cliente e seguir um protocolo pré-estabelecido no planejamento entre a empresa e o call center

Caso a empresa use uma linguagem muito formal, mas seja observado que o cliente não está entendendo, muda-se a abordagem para algo mais usual. No entanto, deve-se tomar muito cuidado com o uso da linguagem coloquial ou gírias, pois só devem ser utilizadas por empresas que atendam um público jovem ou muito específico.

As empresas de call center devem disponibilizar aos seus colaboradores treinamentos e exemplos que mostrem a melhor forma de atender os seus clientes. Estar atento ao tipo de empresa e ao público-alvo é essencial para um bom atendimento e satisfação dos clientes.

A Kainos busca sempre a melhor experiência de atendimento possível para cada cliente. Saiba tudo o que podemos oferecer para a sua empresa de forma única e personalizada.

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RETROSPECTIVA KAINOS

Olá!

Chegamos ao final de mais um ciclo e 2019 já está prestes a começar trazendo muita expectativa e esperança para todos. É sempre especial e saudável olhar para trás e contemplar erros e acertos com sob uma perspectiva positiva, buscando constantemente o desenvolvimento.

O ano de 2018 foi muito significativo para o crescimento e consolidação da Kainos no mercado. Completamos cinco anos de atuação com uma postura de fortalecimento da nossa cultura como organização capacitando nossas equipes: participamos do o Summit Brasil, o maior evento de capacitação de lideranças e recebemos ilustres palestrantes que agregaram valor à nossa Academia de Liderança.

Marcamos presença nos principais eventos do setor de atendimento ao cliente com uma profunda imersão nas novidades do mercado e um estudo detalhado sobre as mudanças no perfil do consumidor. Durante tais eventos, a Kainos pôde comemorar com seus parceiros pelo reconhecimento em premiações como: Prêmio Consumidor Moderno, Prêmio CONAREC, Prêmio Smart, XVIII Prêmio ABT e Top Startups.

Também expandimos nossas operações com a vinda de novos clientes, o que, para nós, foi a prova de que vamos por um excelente caminho. A Kainos trilhou este ano com muito empenho, focando sempre na qualidade do atendimento por meio das soluções tecnológicas mais modernas.

Por fim, não posso terminar sem agradecer a todos os parceiros, amigos e a família Kainos por um ano excepcional. Fomos capazes de superar diversos obstáculos e crescer mesmo em um momento delicado e importante que o País atravessa. Muito obrigado por cada dia, entrega e superação constantes. E que venha 2019!

Boas festas e um forte abraço!

William Sousa, Presidente da Kainos Soluções.

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O PODER DO COACHING

QUAL É A VERDADEIRA IMPORTÂNCIA DO COACHING?

O Coaching é um processo já bem conhecido que vem ganhando mais notoriedade. Traz benefícios às empresas e seus colaboradores buscando a maximização de resultados.

Coaching é um termo em inglês que designa um processo de desenvolvimento humano baseado em técnicas e ciências. Seu objetivo é ajudar pessoas a alcançarem o seu melhor desempenho em diversos âmbitos criando e/ou potencializando habilidades. Trata-se de um treinamento intensivo que procura, em um curto espaço de tempo, proporcionar mudanças positivas e duradouras.

O ponto de partida do coaching é a identificação, por parte da pessoa que demanda o serviço (coachee), da necessidade de alcançar determinadas metas de forma efetiva e ágil com o auxílio de um profissional que o conduza a seus objetivos. Coach é o nome dado ao profissional responsável pela instrução e orientação necessária para que o coachee possa progredir.

Tende a ser um processo altamente flexível e personalizado; exige do profissional de Coaching expertise em diversas ciências (psicologia, administração, gestão de pessoas, planejamento etc.) e ferramentas para que ele seja capaz de identificar no coachee as barreiras, limitações e as melhores técnicas para que ele se desenvolva.

Em outras palavras, o coach tem a função de estimular o coachee em seu crescimento; isso resulta na quebra de barreiras e aumento da autoconfiança; a pessoa treinada passa a se conhecer e entender melhor, de maneira que os aprendizados possam ser aplicados na vida profissional, social e familiar, por exemplo.

Por essas e outras vantagens que muitas empresas estão investindo em Coaching para suas equipes. É o investimento no capital humano, no público interno, que refletirá no atendimento prestado aos clientes.

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Respeito é o que o cliente procura

O QUE REALMENTE ATRAI O CONSUMIDOR?

O período da desaceleração da economia brasileira impactou significativamente os critérios de escolha dos consumidores por produtos e serviços. Critérios como preço e qualidade continuam exercendo grande influência, porém, impressiona constatar que encontrar o RESPEITO em um bom atendimento é uma preocupação crescente entre os clientes.

A retração da economia faz com que o volume das compras por impulso diminua e que aconteça apenas se, além de atrativas, as ofertas forem convenientes. Os consumidores já perceberam que nem sempre um preço baixo corresponde a um bom negócio. Portanto, encontrar um excelente atendimento, que transmita segurança ao cliente, é determinante para seu processo de decisão.

Por mais que a tecnologia permita o autoatendimento dos consumidores, esses sempre querem a segurança de ter com quem conversar caso não consigam solucionar sozinhos suas dificuldades. O respeito que o consumidor busca não é simplesmente o tratamento formal de atendentes solícitos durante um telefonema, ele pode ser entendido e praticado de diversas formas, assim como diversos são os públicos, suas expectativas e necessidades.

COMO CATIVAR OS CLIENTES?

Muitas empresas demonstram essa preocupação com o seu público por meio de investimentos em tecnologia e treinamento dos seus colaboradores, oferecendo mais praticidade e um suporte assertivo, capaz de transmitir toda informação necessária a qualquer momento (não apenas informações sobre os produtos e serviços comercializados, mas também o conhecimento do Código de Defesa do Consumidor). O objetivo é facilitar ao máximo a vida do consumidor disponibilizando várias ferramentas para o atendimento de suas expectativas, tanto para aqueles que querem total autonomia quanto para os que se sentem mais seguros em um diálogo com um atendente.

O importante é frisar que as redes sociais abriram espaço à divulgação das experiências dos clientes (positivas ou negativas). Possibilitou um feedback que deve ser aproveitado para a construção de um relacionamento com esse consumidor que conhece cada dia mais os seus direitos e que precisa sentir que seu problema será solucionado.

A Kainos está preparada para oferecer propostas inovadoras a sua empresa a fim de acompanhar essa nova tendência.

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O que esperar da Black Friday 2018

FIQUE POR DENTRO DOS PRINCIPAIS DADOS DA BLACK FRIDAY

Em poucos dias acontecerá a 8ª edição da Black Friday. E o que podemos esperar da segunda principal data do e-commerce brasileiro?

Estamos diante de um evento em crescente popularidade e credibilidade que movimenta bilhões no mercado, mesmo em tempos de crise. Desde sua primeira edição, em 2011, o evento apresentou superávit constante em relação às edições anteriores. Em 2017, o faturamento ultrapassou, pela primeira vez, a casa dos dois bilhões de reais. A expectativa é de que chegue a 2,43 bilhões nesta edição, uma alta de 15% prevista pela Ebit | Nilsen.

Outro dado interessante desta edição é o volume de intenção de compra: são 88,6%. Isso é fruto de fatores como uma discreta melhora da economia, a renda extra de fim de ano e a confiança dos consumidores na realização das compras.

Para 39% dos consumidores, a confiança em uma marca é o fator determinante para a escolha. Tal fidelização é construída ao longo do ano com um histórico de ações voltadas para a otimização do atendimento. Seu cliente encontra todas as respostas de que precisa ao entrar em contato com a sua empresa? As respostas são rápidas e assertivas? A equipe de SAC está bem treinada para a sazonalidade? Quais são os canais de comunicação que ele tem à disposição?

É fundamental para as empresas ter a jornada do seu cliente muito bem traçada para prestar um atendimento de qualidade desde o início da intenção de compra até o pós-venda. O atendimento não se restringe apenas ao momento em que o consumidor toma a iniciativa de contato para registrar uma insatisfação. Ele é muito mais abrangente, começa na forma como as informações são apresentadas, se são claras, de fácil acesso, se a empresa disponibiliza diversos meios para seu cliente encontrar tais informações.

A Black Friday, a cada ano, comprova que as empresas lidam com um perfil de consumidor cada vez mais exigente e antenado, imerso no mundo digital, com meios para buscar a sua satisfação e descobrir se é respeitado ou não pelas organizações.

E você? Como está se preparando para a 8ª edição da Black Friday?

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A força da inteligência emocional

A INTELIGÊNCIA EMOCIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO

Já falamos aqui sobre inteligência artificial e a sua importância na evolução do atendimento ao consumidor, mas, muito antes dessa importante ferramenta do mundo moderno ser criada, uma outra inteligência já existia, foi e continua sendo fundamental para o desenvolvimento do ser humano e das empresas: a inteligência emocional.

A inteligência emocional é de extrema importância para o dia a dia e para as relações interpessoais. Basicamente, ser emocionalmente inteligente é ter a capacidade de tomar decisões com clareza. É saber compreender, analisar e administrar suas próprias emoções e também as emoções e atitudes dos outros de forma positiva.

Ser persistente, controlado, motivado e autoconfiante são características de alguém que possui elevada inteligência emocional. E se engana quem pensa que é fácil desenvolver essas qualidades; para realmente administrar suas emoções é preciso reflexão, empatia e autocrítica, atributos que geralmente costumam falhar em momentos de tensão.

A ciência fez descobertas que comprovam que pessoas emocionalmente inteligentes superam em 70% quem tem um alto nível de Q.I. O emocional pode fazer toda a diferença no sucesso pessoal e profissional, mas, assim como a inteligência intelectual, ela deve ser estimulada.

No seu ambiente de trabalho, procure praticar a percepção, com você mesmo e com os outros. Analise o que lhe deixa irritado e o que desarmoniza seus colegas procurando identificar meios de estabilizar a situação e controlar suas emoções. Foque no que é importante com otimismo. Com o tempo, você vai perceber que situações que antes lhe afetavam de forma negativa já não têm tanto peso e tudo fluirá melhor.

Empresas tendem a contratar e promover funcionários que, além de mostrar bons resultados, cultivam uma boa relação com a equipe. Por isso, desenvolver sua inteligência emocional, além de trazer diversos benefícios para mente e corpo, pode alavancar sua carreira!

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Especialização do atendimento

Como a especialização do atendimento pode ajudar as empresas?

A interação customizada e especializada com os clientes é uma tendência no relacionamento que se mostra irreversível e está cada vez mais consolidada no mercado. A evolução digital trouxe isso para o mundo moderno.

A customização exige das empresas uma quebra de paradigma: que o Contact Center deixe de ser um setor independente e isolado e passe a interagir com todas as áreas da empresa. Integrar o Contact Center às demais áreas é integrar soluções à empresa como um todo.

O relacionamento e a missão de atender bem o cliente serão obrigações de todos. Assim, será possível conversar diretamente com o funcionário responsável pelo serviço ou produto. Por meio de uma visão holística da empresa, uma base de dados eficaz, multiconectada e com conhecimento de sobra de quem é o seu verdadeiro consumidor, seus hábitos e desejos, o Serviço de Atendimento será capaz de reunir e analisar uma expressiva e valiosa quantidade de dados, identificando e atendendo à jornada do cliente.

Foco no cliente

Com um cliente mais exigente, participativo e preocupado com os processos e atendimento de qualidade, a organização, para continuar obtendo êxito no mercado, deverá ser mais rápida e assertiva utilizando o que há de mais moderno para atrair os clientes, principalmente quando a maior parte da população é formada por pessoas nascidas na era digital.

A tecnologia fornecerá um ambiente mais intelectual. A mobilidade será base das interações e a comunicação acontecerá na hora e no dispositivo em que o cliente desejar. Integrar vários canais de comunicação deixará de ser diferencial para se tornar um aspecto necessário. O mercado já mostra que atendimento não especializado não possui espaço.

As empresas devem ir ao encontro do cliente, em tempo real, aproveitando as facilidades provenientes da tecnologia. A multicanalidade, a inteligência artificial, o Big Data (mineração de dados estatísticos e tomadas de decisão), o Contact Center, a mobilidade (aplicativos diversos para smartphones e tablets e a nuvem (virtualização e armazenamento de dados em nuvem) estão em ascensão, serão uma realidade e vestiremos essas tecnologias, assim como carregamos os smartphones como se fossem parte de nós.

Todo investimento voltado ao bom relacionamento com o cliente, sobretudo tecnológico, é importante. E, em breve, tais investimentos deixarão de ser diferenciais e serão essenciais para a sobrevivência das empresas nos próximos anos. O jeito de atender vai evoluir junto com as necessidades das pessoas. Agilidade e qualidade são fundamentais.

E a sua empresa está preparada para as mudanças do atendimento ao cliente?

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A importância dos protocolos de atendimento

Todo contato telefônico com uma empresa gera – ou deveria gerar – um número de protocolo de atendimento. Ele tem a finalidade de rastrear, gerenciar e solucionar problemas oriundos de cada solicitação no atendimento. Esse conjunto numérico garante para o cliente e para a empresa, por lei, a segurança da informação prestada.

O que é um protocolo de atendimento?

Protocolo de atendimento é uma sequência numérica criada para a identificação do atendimento e acompanhamento do cliente junto à empresa sobre uma solicitação e/ou reclamação. Deve ser enviado via e-mail, SMS ou informado via telefone.

Obrigatoriedade

 De acordo com o Art. 15 do Decreto nº 6.523, de 31 de julho de 2008, que regulamenta a Lei 8.078, de 11 de setembro de 1990, “Será permitido o acompanhamento pelo consumidor de todas as suas demandas por meio de registro numérico, que lhe será informado no início do atendimento”.

E ainda:

“É obrigatória a manutenção da gravação das chamadas efetuadas para o SAC, pelo prazo mínimo de noventa dias, durante o qual o consumidor poderá requerer acesso ao seu conteúdo” (Art. 15, § 3º).

“O consumidor terá direito de acesso ao conteúdo do histórico de suas demandas, que lhe será enviado, quando solicitado, no prazo máximo de setenta e duas horas, por correspondência ou por meio eletrônico, a seu critério” (Art. 16).

Sobre a gravação de ligações

 Regulamentada pela ANATEL, o Decreto obriga todas as operadoras a gravarem as ligações entre elas e o consumidor, desde o início do atendimento até seu término. A gravação pode ser solicitada durante a ligação ou depois, em até seis meses.

É comum que empresas que terceirizam seu serviço de atendimento exijam em cláusulas contratuais que pelo menos 99,7% das ligações feitas e atendidas sejam gravadas. Tais gravações servem, inclusive, para medir o nível de qualidade e eficiência do atendimento prestado pela operadora/empresa contratada.

Os protocolos de atendimento dão às organizações um bom parâmetro para analisar aspectos mais profundos e estratégicos. Eles não são apenas uma segurança para os consumidores, são uma avaliação pertinente da eficiência dos processos desenvolvidos pelas empresas.

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Gestão do conhecimento e excelência no atendimento

O que é a gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento é uma metodologia de trabalho que visa capturar, disseminar e proteger todo conhecimento relevante à empresa. Serve de apoio à criação e multiplicação do conhecimento dentro das organizações reduzindo custos com P&D, garantindo, assim, que todos os setores estejam envolvidos com essa estrutura de ações estratégicas em favor do sucesso do negócio.

Em um mercado agressivo e competitivo se faz necessário às organizações a resiliência e adaptação às mudanças. Já se foi o tempo onde a capacidade de produção em massa e o trabalho operacional eram supervalorizados. Na era do conhecimento há a valorização do capital intelectual e o desenvolvimento de competências técnicas.

Para entender melhor a gestão do conhecimento pode ajudar no desenvolvimento das empresas, vejamos como ele se divide:

  • Dados: são os registros das transações feitas: histórico de compra, atividades, operações, números, resultados de ações ou eventos. São importantes porque dão insumos para a criação das informações.
  • Informações: são os dados analisados e interpretados de maneira positiva e relevante pela organização. São essas informações que dão as diretrizes para decisões ou mudanças estratégicas.
  • Conhecimento: dentro desse processo, o conhecimento é formado pelas informações, que, sendo relevantes, são levadas para essa estrutura – que não tem uma “forma” definida e pode ser moldada conforme as atualizações e o aumento do desenvolvimento e das habilidades técnicas da equipe – a fim de ser compartilhado com todas as camadas da instituição.

Como ela pode fazer a diferença na sua empresa?

Relacionada ao atendimento ao consumidor, a gestão do conhecimento é crucial para garantir que o cliente seja atendido de forma cada vez mais personalizada. É por meio dela que é possível entender seu perfil, hábitos de compra, histórico comportamental e muitos outros indicativos. Com essa base fica mais fácil oferecer um serviço que se adapte melhor às necessidades, resultando mais produtivo.

Basicamente, é a conduta de aproveitar os recursos já existentes na empresa para que os colaboradores procurem, encontrem e usem suas melhores práticas em vez de empregar tempo excessivo em uma busca por algo inovador e revolucionário dentro de seu mercado, embora isso também seja necessário.

A organização que entende e aplica o conceito de gestão do conhecimento em seu ambiente interno, usa informações importantes sobre o próprio fluxo de trabalho em seu favor. E quando esses elementos são trabalhados de maneira correta, geram resultados expressivos.

Trata-se do grande desafio de não apenas coletar dados, mas interpretá-los e fazer um bom uso dos mesmos.

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Transformação e modernização do contact center

O comportamento, as necessidades e preferências do consumidor mudam quase que o tempo todo, e esse processo independe do segmento. Hoje existe um mundo de possibilidades de relacionamento, seja para melhorar o posicionamento diante do seu público-alvo, seja para fixar uma mensagem e gerar vendas.

Falando em Contact Center, o mercado teve que se aliar a multicanais, como mobile e mídias sociais, para poder chegar a uma demanda que não atende mais ao telefone. Ou seja, o cenário pede hoje funcionários qualificados em experiência de Contact Center, no entanto, mais do que realizar atendimentos telefônicos, o comportamento desse consumidor exige do funcionário uma experiência em relacionamento digital, que saiba se comunicar com propriedade e usando a linguagem adequada a esse público.

O consumidor não quer mais perder tempo. Ele quer usar o tempo a seu favor, usando o mínimo possível para resolver seus problemas. E nada melhor do que a tecnologia para auxiliar esse processo. Esses novos consumidores, pós-consumidores, usam e abusam da internet, smartphones e demais dispositivos para atender suas necessidades e expectativas. Eles querem praticidade e rapidez na solução de problemas e, se sua marca não tiver essa dinâmica e não estiver inserida nesse mundo, eles facilmente migrarão para a concorrência.

Para chegar a esse consumidor, é preciso que a marca entenda a necessidade do autoatendimento (que usa de aplicativos e demais ferramentas para agilizar as solicitações do cliente), desenvolva ou aprimore suas ferramentas e ofereça a experiência para o usuário. Vale lembrar também que o processo de melhoria da sua ferramenta precisará muito do feedback dos clientes, afinal, é dessa forma que eles moldam todas as redes sociais, aplicativos e demais recursos tecnológicos.

Por citar um exemplo muito simples: todos os bancos hoje têm um aplicativo disponível para resolver coisas rotineiras como pagamento de contas, boletos e transferências; o contato pessoal se dá somente no caso de solicitações mais complexas, o que otimiza processos e oferece praticidade ao cliente. O setor investe pesado em tecnologia e ferramentas que possibilitem a melhoria da experiência do usuário.

Nesse processo, o consumidor ganha um poder maior, afinal, com a grande possibilidade de escolha entre tantos canais, sai na frente somente quem fizer a diferença em um mercado tão competitivo. Ele busca praticidade, conveniência e, sobretudo, um atendimento de qualidade.

Foi o tempo onde o processo de venda era pautado somente na oferta de produtos e compra direta; hoje o consumidor pesquisa, analisa, pergunta, informa-se e só depois decide comprar. Isso se dá por conta da crise, que o deixou mais racional e também por causa da enxurrada de informações e milhares de ofertas duvidosas de que a internet dispõe. Ou seja, a compra hoje é o resultado de um relacionamento de confiança que é criado entre marca e consumidor, que tende somente a se estender caso a empresa ofereça um serviço de qualidade. Oferecer um serviço acessível, de fácil entendimento e presença multicanal é indispensável nesse momento.

Como falamos, o comportamento do consumidor e o cenário mudam quase que o tempo todo, e, por isso, o investimento em tecnologia deve ser constante, de forma a acompanhar esse processo e não ficar para trás. Mais do que oferecer o atendimento multicanal, é preciso também olhar para o Big Data como oportunidade para fazer crescer e melhorar cada vez mais o relacionamento com o consumidor.

O Big Data, como o nome já evidencia, trabalha com grandes volumes de dados. Conforme acelerou o crescimento das empresas, tornou-se essencial usá-lo como aliado, de forma a saber o que fazer com tantas informações e rastros que o consumidor deixa em suas redes sociais ou jornada de compra. Dessa forma, fica mais fácil prever reclamações, oportunidades e ter também insights.

Aquele tempo de segmentar as mensagens por grupos de pessoas com desejos e particularidades parecidas acabou, e a estratégia hoje é mais assertiva quando oferecemos ao cliente um atendimento único, sabendo de antemão sobre seu comportamento e sua experiência de compra. Cabe pensar também em um departamento específico com colaboradores qualificados para fazer a análise de dados e oferecer um atendimento em Contact Center cada dia mais personalizado.

A tecnologia como aliada será um padrão para todas as empresas, porém, o que é feito com esse volume de informações é o que fará a diferença e garantirá a sobrevivência do Contact Center de um modo mais amplo.